L’importance du courriel professionnel

La communication est un élément clé dans le domaine des affaires. Elle sert à entretenir de bonnes relations entre votre entreprise et vos clients. Souvent, le courriel est votre premier outil de communication, que ce soit avec un futur employé ou un client. C’est pourquoi il est important de soigner ce dernier. Voyez dans cet article quels sont les éléments essentiels d’un courriel. Découvrez par le fait même comment il peut vous permettre de donner une image positive à votre entreprise.

Le courriel professionnel

Comme le courriel est souvent le premier outil de communication en entreprise, vous devriez y accorder une grande importance. La première étape est de communiquer votre nom de domaine à même votre adresse courriel. C’est-à-dire que votre adresse sera abc@votredomaine.com au lieu de abc@hotmail.com. Par exemple, si vous aviez un restaurant, votre adresse pourrait être reservations@restochezmoi.com. Cela montre tout de suite le sérieux de votre compagnie. Aussi, vos lecteurs verront quel est votre domaine d’expertise sans que vous ayez à le mentionner. Selon Jonelle Larouche dans Pourquoi utiliser une adresse courriel professionnelle?, « une adresse courriel personnalisée avec votre nom de domaine peut démontrer que vous êtes bien établi, légitime et professionnel. » (Larouche, 2017)

Ensuite, avec une adresse professionnelle, vous obtiendrez une meilleure réputation aux yeux des filtres antipourriel. C’est-à-dire que vous réduisez vos chances de vous retrouver dans les courriers indésirables de vos clients et de ne jamais être lu. En ayant une adresse courriel hébergée, les risques d’usurpation sont grandement réduits. Vos données sont mieux protégées et votre confidentialité assurée. Cet investissement en vaut donc la peine.

De plus, il est possible d’instaurer une messagerie professionnelle pour chacun de vos employés. Cela uniformise votre entreprise. En tant qu’employeur, il est aussi possible pour vous de gérer ces adresses courriel. Vous pouvez les modifier et les supprimer à tout moment. L’adresse professionnelle vous permet d’avoir un certain contrôle sur ce que vos employés envoient comme messages.

La rédaction du courriel

L’important dans un courriel est de toujours montrer la meilleure image de vous à vos clients. C’est pourquoi il est important de soigner votre écriture et la forme du message. D’abord, vous ne devriez pas négliger l’objet de votre courriel. Il devrait être le plus représentatif possible du message. En effet, l’objet fait en sorte qu’une personne prendra le temps de vous lire, ou non. Il s’agit d’une façon d’obtenir l’attention du destinataire. Donc, soyez bref et précis. Il facilite aussi la recherche d’un courriel lorsque vous voulez en retrouver un en particulier. De plus, un courriel sans objet peut parfois se retrouver directement dans les indésirables.

Ensuite, le courriel devrait toujours utiliser un langage formel. Il ne faut surtout pas le confondre avec les messages textes ou la messagerie instantanée. La formule du courrier électronique ressemble beaucoup plus à celle d’une lettre. Il comporte une formule d’appel au début, une salutation à la fin. Le plus possible, vous devriez essayer de traiter d’un seul sujet par envoi. Cela facilite la lecture de ce dernier. Des paragraphes courts sont la clé d’un message simple et efficace. En général, les gens reçoivent des tonnes de courriels par jour, donc le temps qu’ils ont à y accorder est moindre. Finalement, vous devez faire énormément attention à la qualité de votre français. Un message sans fautes donne toujours une meilleure impression de vous.

La signature

La signature de votre courriel est ce qui peut faire toute la différence au niveau de votre crédibilité. En effet, une signature propre à votre entreprise améliore votre image de marque. Elle permet aussi de donner de la valeur à votre message. Les gens verront votre sérieux et votre affiliation à une entreprise. C’est pourquoi il est essentiel d’insérer votre logo dans votre signature. Vous pouvez aussi faire en sorte qu’en cliquant sur celui-ci, votre destinataire se rendre directement sur votre site Web. En plus d’y mettre votre logo, en dessous de votre nom, indiquez votre poste dans l’entreprise. Il est toujours bon aussi d’y ajouter un numéro de téléphone. Ainsi, les clients sauront qu’ils ne parlent pas simplement à un ordinateur. Cependant, il n’est pas recommandé d’insérer votre signature manuscrite. Les risques que le destinataire l’utilise à mauvais escient sont trop grands.

De plus, la signature peut servir à communiquer des informations importantes à vos clients. Par exemple, à la suite de celle-ci, vous pouvez y insérer des promotions, des événements à venir, etc. Toutefois, on recommande de ne pas dépasser quatre lignes. (Cajolet-Laganière-Guilloton, 2005) La signature d’un courriel est une tâche qui peut facilement être automatisée. Vous économiserez beaucoup de temps et ne l’oublierez plus jamais. Bref, l’important est de montrer une image positive de votre entreprise.

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Cajolet-Laganière-Guilloton. Le français au bureau, Québec, Les publications du Québec, 2005, 754 p.
Gervasoni, Marine. L’importance de la signature d’un mail professionnel pour les TPE, le 13 novembre 2019. https://www.mixconcept.fr/blog/signature-email-professionnel (page consultée le 2 octobre 2020)
Larouche, Jonelle. Pourquoi utiliser une adresse courriel professionnelle? Le 27 avril 2017. https://www.cyberimpact.com/fr/utiliser-adresse-courriel-professionnelle/ (page consultée le 2 octobre 2020)
Robert, Simon. 5 trucs pour composer un courriel professionnel, le 27 janvier 2016. https://www.mdinfo.ca/blogue/5-trucs-composer-courriel-professionnel/ (page consultée le 2 octobre 2020)
Rungraphik. 10 bonnes raisons d’utiliser une adresse mail professionnelle, le 24 août 2018. https://rungraphik.fr/adresse-mail-professionnelle/#:~:text=L’e%2Dmail%20professionnel%20est%20un%20gage%20de%20s%C3%A9rieux&text=La%20messagerie%20professionnelle%20limite%20ainsi,valeur%20ajout%C3%A9e%20pour%20l’entreprise. (page consultée le 2 octobre 2020)